Chcesz zrobić wiosenne porządki w dokumentacji swojej firmy? Zdalna asystentka zrobi to za Ciebie

16.02.2023

Wiosna to dla wielu z nas czas porządków – nie tylko w domach, ale też w firmach i biurach. Zabieramy się za porządkowanie dokumentów, które obecnie coraz częściej oznacza przeklejanie plików do odpowiednich folderów na pulpicie, a nie na wkładaniu ich do segregatora. Jeżeli z czasem nie możesz już niczego znaleźć na swoim komputerze, możesz skorzystać z pomocy wirtualnej asystentki.

Wirtualna asystentka – kto to?

Wirtualny asystent to osoba, która zdalnie świadczy usługi wsparcia dla firmy. Najczęściej wykonuje on dla przedsiębiorców zadania administracyjne, ale może również pomagać w innych zadaniach wymaganych przez klienta.

Wirtualni asystenci są szczególnie poszukiwani przez przedsiębiorców i firmy internetowe, które potrzebują pomocy w codziennych zadaniach, ale nie chcą ponosić kosztów związanych z zatrudnieniem pracownika na stałe. Zdalny asystent może zostać zatrudniony do konkretnego zadania, ale może też pomagać firmie przez kilka dni każdego miesiąca. Do typowych usług oferowanych przez zdalnych asystentów należy:

porządkowanie skrzynki mailowej
wystawianie faktur i monitorowanie płatności
prowadzenie kalendarza
prowadzenie social media
robienie researchu, analizowanie dokumentacji i tworzenie prezentacji
porządkowanie dokumentacji (wirtualne)

Wirtualna asystentka może wykonywać swoje obowiązki w pełni na odległość dzięki współczesnym osiągnięciom technologicznym: klient może się z nią kontaktować mailowo albo poprzez Skype'a, dać jej dostęp do firmowego dysku i maila, przesyłać wszystkie potrzebne dokumenty drogą elektroniczną itp.

Jak personalna asystentka może nam pomóc w porządkowaniu dokumentacji?

Coraz więcej firm przenosi całą swoją dokumentację na wirtualne serwery – w ten sposób mają do niej dostęp z każdego miejsca na świecie, łatwiej jest utrzymać w niej porządek, a przy tym oszczędzamy czas. Tak samo jednak jak łatwo jest zrobić bałagan w teczkach i segregatorach, tak samo możemy zrobić bałagan w folderach na komputerze. Kiedy w natłoku obowiązków wklejamy dokumenty gdzie popadnie, byleby mieć miejsce na Pulpicie, z czasem taki nawyk może przysporzyć nam dużo problemów. Jeżeli dodatkowo nie przykładamy uwagi do odpowiedniego nazywania dokumentów i folderów, z czasem znalezienie ważnych umów, faktur czy tabelek z cenami może być prawie niemożliwe.

Asystentka administracyjna może uratować nasz Pulpit przed chaosem. Jeżeli wyjaśnimy jej, jakiego podziału oczekujemy, może ona w efektywny sposób odpowiednio posegregować dokumenty, nadać im odpowiednie nazwy, stworzyć foldery i wprowadzić system, który pozwoli nam znaleźć dokumenty również w przyszłości. Wszystko to zrobi na odległość, dzięki czemu nie musimy martwić się o przygotowanie dla niej stanowiska pracy czy odpowiednich narzędzi. Wystarczy umówić się na metodę nadania dostępu do dysku czy naszego komputera i już w kilka dni możemy otrzymać całą naszą dokumentację uporządkowaną w wygodne i odpowiednio nazwane foldery.