Wiadomości firmowe

Archiwizowanie wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook: Tajemniczy przycisk "Archiwum"

06.03.2024
Czy kiedykolwiek korzystałeś z tego przycisku? Czy zdarzyło Ci się przypadkowo kliknąć go, próbując usunąć konkretną wiadomość e-mail? A może świadomie zdecydowałeś się skorzystać z tej funkcji? Choć niektórzy użytkownicy mogą uznać tę opcję za użyteczną, warto zauważyć, że jej zastosowanie może prowadzić do wielu błędów. Przede wszystkim, należy podkreślić, że przycisk "Archiwum" nie spełnia wszystkich oczekiwań stawianych profesjonalnym narzędziom do archiwizacji wiadomości e-mail.

Działanie Przycisku "Archiwum"

Przycisk "Archiwum" umożliwia użytkownikom przenoszenie wybranych wiadomości e-mail z ich skrzynek odbiorczych do dedykowanego folderu archiwum. Niemniej jednak, należy zauważyć, że folder znajduje się w obrębie struktury Outlooka, co oznacza, że proces archiwizacji sprowadza się jedynie do zmiany lokalizacji przechowywania danych. W świetle obowiązujących regulacji, takich jak RODO, archiwizacja e-maili stała się kwestią o złożonym charakterze, wymagającą szczególnego podejścia w kontekście praktyk korporacyjnych. Jednocześnie, celem każdego archiwum jest zapewnienie ciągłej dostępności zarchiwizowanych danych.

 

Wady korzystania z przycisku "Archiwum" w Outlooku

W przypadku dążenia do profesjonalnej archiwizacji wiadomości e-mail, korzystanie z przycisku "Archiwum" niesie za sobą pewne ograniczenia oraz ryzyka. Po pierwsze, należy zauważyć, że przycisk ten nie stanowi odpowiedniego zabezpieczenia przed utratą danych, gdyż nie gwarantuje ochrony przed manipulacją lub przypadkowym usunięciem e-maili. Ponadto, z uwagi na lokalizację folderu archiwum w ramach skrzynki odbiorczej Outlooka, nie można mówić o efektywnym zmniejszaniu objętości danych w skrzynce e-mail, co jest jednym z najważniejszych celów archiwizacji. Wreszcie, istnieje ryzyko utraty dostępu do e-maili w przypadku awarii programu Outlook.

 

Alternatywne Opcje Archiwizacji Poczty E-mail w Microsoft

Oprócz przycisku "Archiwum", platforma Microsoft oferuje użytkownikom szereg innych opcji związanych z archiwizacją e-maili, takich jak przechowywanie wiadomości w plikach PST, wykorzystanie osobnej skrzynki archiwum lub skorzystanie z usługi archiwizacji online w usłudze Exchange. Niemniej jednak, w przypadku profesjonalnych wymagań dotyczących archiwizacji e-maili, te opcje mogą nie spełniać oczekiwań.

 

Dlaczego należy korzystać z niezależnego rozwiązania do archiwizacji poczty e-mail?

Niezależne rozwiązanie do archiwizacji e-maili może zapewnić szereg korzyści dla użytkowników, w tym:

  • Niezależność od platformy Microsoft oraz uniknięcie ryzyka utraty dostępu do danych w przypadku awarii usługi Microsoft 365.
  • Możliwość szybkiego i skutecznego przeszukiwania archiwum oraz przywracania zarchiwizowanych e-maili przez użytkowników końcowych.
  • Skuteczna ochrona przed utratą danych oraz manipulacją, dzięki ograniczeniu możliwości usuwania lub modyfikacji e-maili przez użytkowników.
  • Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony prywatności oraz inne regulacje prawne, dzięki odpowiedniej konfiguracji rozwiązania archiwizacyjnego.
  • Rozsądna cena, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Choć przycisk "Archiwum" w Outlooku może być użytecznym narzędziem do zarządzania skrzynką odbiorczą, nie jest on wystarczającym rozwiązaniem dla profesjonalnej archiwizacji wiadomości e-mail. W obliczu rosnących wymagań dotyczących ochrony danych, zgodności z przepisami prawnymi oraz zapewnienia ciągłej dostępności danych, zaleca się rozważenie alternatywnych, bardziej zaawansowanych rozwiązań do archiwizacji e-maili. Jednym z takich rozwiązań może być narzędzie MailStore Server, które oferuje kompleksowe funkcje i skuteczne narzędzia do zarządzania e-mailem, niezależnie od platformy czy usługi dostawcy.

 

Jeśli jesteś zainteresowany archiwizacją poczty email lub masz jakiekolwiek pytania, nie wahaj się skontaktować z nami. Nasi eksperci chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania.

Wiadomości firmowe Rozwój oraz nowe możliwości napędzane przez AI – pomoc czy zagrożenie dla analityków SOC?

Wykorzystanie AI w narzędziach cyberbezpieczeństwa staje się coraz bardziej powszechne, a przykład rozwoju Energy Logserver doskonale obrazuje, jak zaawansowane technologie mogą rewolucjonizować pracę analityków w dziedzinie bezpieczeństwa informacji. Narzędzia te nie tylko usprawniają wykrywanie zagrożeń, ale również zwiększają skuteczność i szybkość reakcji na incydenty cybernetyczne. czytaj więcej

Wiadomości firmowe Cyberzagrożenia z jakimi muszą się zmagać każdej wielkości firmy, w tym Volkswagen Słowacja.

W ciągu ostatnich kilku lat liczba i dotkliwość cyberataków na organizacje znacznie wzrosła. Ataki te przybierają różne formy, w tym oprogramowanie ransomware, rozproszoną odmowę usługi (DDoS), naruszenia bezpieczeństwa danych, zagrożenia wewnętrzne i wiele innych. W rezultacie zespoły ds. cyberbezpieczeństwa znajdują się pod ogromną presją, aby zmniejszyć ryzyko dla swoich organizacji. czytaj więcej

Wiadomości firmowe 6 powodów dlaczego Twoja firma potrzebuje firewalli

Cyberataki rozwijają się w zastraszającym tempie, stając się coraz bardziej zaawansowane i trudne do wykrycia. Firewall, będący urządzeniem zabezpieczającym sieć, tworzy barierę ochronną między wewnętrznymi a zewnętrznymi sieciami. Kontroluje, monitoruje i filtruje ruch sieciowy na podstawie zdefiniowanych zasad bezpieczeństwa, decydując o dopuszczeniu lub zablokowaniu danych pakietów. czytaj więcej

Wiadomości firmowe Modernizacja infrastruktury cyberbezpieczeństwa w szpitalach i obiektach medycznych: kluczowe znaczenie zapór sieciowych

W obecnym krajobrazie technologicznym, gdzie dane stają się coraz bardziej cenne i podatne na ataki, modernizacja infrastruktury cyberbezpieczeństwa w placówkach medycznych nie jest już tylko opcją – to konieczność. Szczególnie w szpitalach i innych obiektach medycznych, gdzie obróbka i przechowywanie danych pacjentów są kluczowe dla codziennego funkcjonowania, ochrona tych informacji musi być priorytetem. czytaj więcej

Wiadomości firmowe Zabezpieczanie firmy w erze NIS2: przewodnik

Dyrektywa NIS2, czyli Network and Information Systems Directive 2, zwraca uwagę na konieczność wzmocnienia cyberbezpieczeństwa przez dostawców usług podstawowych i cyfrowych w Unii Europejskiej. Dostosowanie się do jej zasad jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa. Poniższa lista kontrolna ułatwia nawigację po nowych regulacjach i wskazuje, jak narzędzia takie jak GFI LanGuard mogą okazać się przydatne w tym procesie. czytaj więcej

Wiadomości firmowe Jak sklepy mogą zwiększyć swoje cyberbezpieczeństwo w sezonie świątecznym?

Okres zimowy oznacza dla sprzedawców nie tylko wzmożoną aktywność handlową, ale i zwiększone ryzyko ataku. Hakerzy kierują swoją uwagę zwłaszcza tam, gdzie w grę wchodzą duże pieniądze, a do takich zdecydowanie należą zakupy przedświąteczne. Jednak bezpośrednim celem cyberprzestępców są nie tylko finanse. Ze względu na obecną cyfryzację i wszechobecność płatności online, potężna ilość wrażliwych danych przechowywanych przez organizacje detaliczne stanowi ogromną zachętę dla wielu hackerów czytaj więcej

Wiadomości firmowe Trzy ataki na dane, które wstrząsnęły branżą technologiczną

W dzisiejszym dynamicznie rozwijającym się świecie cyfrowym, zagrożenia cybernetyczne są nieustannym wyzwaniem, stanowiąc poważne ryzyko przez cały rok. Z alarmującą regularnością, niemal 4000 nowych ataków codziennie uderza w organizacje, a statystyki wskazują, że co 14 sekund firma staje się ofiarą ataku typu ransomware. czytaj więcej

Wiadomości firmowe Czy pracownicy potrzebują szkoleń w zakresie cyberbezpieczeństwa?

Odpowiedź na to pytanie jest oczywista. W sieci nie brakuje porad, wskazówek, nakazów i wytycznych dla każdego pracownika. Często jednak język, w którym są przekazywane jest mylący, niezrozumiały lub skomplikowany, zalecenia nie wiążą się z codziennymi priorytetami, z którymi spotykamy się w codziennym życiu oraz nie mamy pojęcia, dlaczego i w jaki sposób przyjęcie sugerowanych środków będzie miało pozytywny wpływ na naszą pracę. czytaj więcej

Wiadomości firmowe 5 powszechnych nieporozumień dotyczących archiwizacji poczty email

W tym krótkim artykule rzucimy światło na 5 najczęstszych nieporozumień dotyczących archiwizacji maili i wyjaśnić wartość, jaką stanowi ona dla każdej organizacji. czytaj więcej

Wiadomości firmowe SecDAYS roadshow – tym razem my odwiedzimy Ciebie

SecDAYS to organizowany przez nas corocznie cykl konferencji poświęconych cyberbezpieczeństwu. Tym razem wydarzenie odbędzie się w trzech miastach: Gdańsku, Poznaniu i Warszawie. Uczestnicy będą mogli zapoznać się z najnowszymi trendami i zagrożeniami cybernetycznymi, a także z rozwiązaniami oferowanymi przez siedmiu producentów: Fortra, WithSecure, Energy Logserver, Progress Software, WatchGuard, MailStore oraz GFI Software. czytaj więcej