Systemy ERP - jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy?

System ERP dopasowany do potrzeb organizacji

Obecnie systemów ERP (systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa – z ang. enterprise resource planning) jest na rynku wiele. Wśród nich są rozwiązania, które wspierają zarówno małe firmy, jak i średnie oraz duże organizacje, także te o złożonej strukturze . Istnieją również systemy przygotowane z myślą o mikroprzedsiębiorcach, dostępne w chmurze i aplikacji mobilnej.

Wszystkie systemy ERP łączy możliwość zintegrowania najważniejszych procesów biznesowych w jednym środowisku. Z takim narzędziem firma usprawnia codzienne działania, ogranicza powielanie procesów i zadań oraz szybciej podejmuje decyzje oparte na danych.

Systemy ERP mają budowę modułową. Dzięki temu firma może w danym momencie wdrożyć te funkcjonalne obszary, które odpowiadają jej bieżącym potrzebom (np. księgowość, kadry i płace), a w późniejszym czasie, jeśli zaistnieje taka potrzeba, inne moduły, dostosowując ustawienia do specyfiki organizacji. Ważną cechą systemów ERP są ich szerokie możliwości integracji z innymi rozwiązaniami, co umożliwia stworzenie w firmie spójnego środowiska IT. Poszczególne systemy różnią się jednak zakresem funkcjonalności, co pozwala dobrać środowisko ściśle odpowiadające potrzebom i wielkości firmy.

Najważniejsze funkcjonalności systemów ERP

Nowoczesne systemy ERP obejmują najważniejsze obszary działalności każdej firmy i pozwalają zarządzać nimi z poziomu jednej, wspólnej bazy danych. Do standardowych funkcjonalności narzędzi należą:

• Finanse i księgowość – prowadzenie księgowości, obsługa faktur i rozliczeń, kontrola kosztów, generowanie sprawozdań finansowych i prognozowanie wyników. Dzięki temu przedsiębiorstwo m.in. sprawniej kontroluje płynność finansową i szybciej reaguje na nieprawidłowości w budżecie. W rezultacie sprawniej prowadzonej obsługi księgowej może ograniczyć związane z nią koszty.
• Kadry i płace / HR – zarządzanie personelem, ewidencja czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń, obsługa deklaracji podatkowych, raportowanie danych i wyników. Funkcjonalności z tego obszaru ułatwiają optymalizację procesów kadrowych oraz zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy i prawa podatkowego.
• Obieg dokumentów i automatyzacja procesów – m.in. rejestrowanie, archiwizacja i udostępnianie dokumentów, obsługa procesów akceptacyjnych, przydzielanie zadań i monitorowanie ich realizacji. Takie rozwiązania skracają czas obsługi wniosków oraz ograniczają ryzyko błędów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów.
• Sprzedaż, CRM i logistyka – zarządzanie zamówieniami i dostawami oraz gospodarką magazynową, obsługą relacji z klientami i wsparcie sprzedaży w różnych kanałach, w tym w sklepie internetowym. Funkcjonalności systemów ERP w tych obszarach przekładają się na sprawniejszą obsługę klientów i lepszą kontrolę nad łańcuchem dostaw.
• Produkcja – planowanie i rozliczanie produkcji, kontrola jakości, nadzorowanie procesów wytwarzania, optymalizacja wykorzystania zasobów itp. To funkcjonalności zaprojektowane z myślą o firmach produkcyjnych. Dzięki nim przedsiębiorstwu łatwiej jest ograniczać straty materiałowe i podnosić efektywność wykorzystania maszyn.
• Analiza danych i raportowanie (Business Intelligence) – nowoczesne systemy ERP zapewniają także narzędzia do analizy i raportowania danych w czasie rzeczywistym. Funkcjonalności z obszaru BI ułatwiają kadrze kierowniczej podejmowanie trafniejszych decyzji opartych na danych.

Systemy ERP obejmują podobne obszary funkcjonalne, ale mogą akcentować różne potrzeby. Jedne mocniej rozwijają m.in. moduły sprzedaży i integrację z e-commerce (w tym umożliwiają budowę i obsługę sklepu internetowego), a inne kładą większy nacisk na procesy kadrowe i rekrutacyjne (np. ułatwianie pracownikom dopełniania formalności dzięki aplikacji mobilnej).

Możliwości integracji systemów ERP

Systemy ERP to rdzenie firmowej architektury IT – to podstawowe, centralne narzędzia do zarządzania kluczowymi procesami. Ich potencjał można jednak jeszcze zwiększyć – dzięki integracji z innymi rozwiązaniami. Systemy ERP współpracują m.in. z systemami dziedzinowymi wyspecjalizowanymi w poszczególnych obszarach (np. produkcji) oraz z aplikacjami rozwijanymi na potrzeby konkretnej organizacji, często z wykorzystaniem platformy low-code. Możliwość integracji pozwala budować spójne środowisko IT, w którym dodatkowe narzędzia rozszerzają funkcjonalności systemu ERP o zadania specyficzne dla danej branży lub firmy.

Jak wybrać najlepszy system ERP?

Wybór systemu ERP należy poprzedzić analizą potrzeb i możliwości swojej organizacji. Przy podejmowaniu decyzji warto zwrócić uwagę na kilka kwestii.

• Funkcjonalności najlepiej dostosowane do priorytetowych procesów. Określ, które obszary działalności firmy wymagają największego wsparcia (np. finanse, HR, produkcja lub sprzedaż). Wybierz rozwiązanie, które maksymalnie ułatwia zarządzanie danym obszarem i zwiększa możliwości pracowników.
• Modułowość – sprawdź, czy możesz wybierać i włączać poszczególne moduły i funkcjonalności (te, które odpowiadają rzeczywistym potrzebom firmy) bez konieczności uruchamiania całego systemu od razu.
• Integracja – zweryfikuj, czy wstępnie wybrany system ERP może współpracować z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji, np. narzędziami branżowymi czy aplikacjami dedykowanymi.
• Skalowalność – upewnij się, że system będzie wspierał rozwój firmy: obsłuży rosnącą liczbę pracowników i procesów oraz coraz większą ilość danych. ERP to inwestycja na wiele lat, dlatego system powinien być dopasowany nie tylko do obecnej sytuacji, lecz także do przyszłych planów rozwojowych firmy.
• Dostępność i mobilność – zwróć uwagę na dostęp do systemu z różnych lokalizacji i przez aplikacje mobilne: to ułatwia codzienną pracę.
• Zakres działań firmy wdrożeniowej – zapytaj, jakie zadania zrealizuje wykonawca: powinien obsłużyć Cię kompleksowo, od wyboru rozwiązania po stałe wsparcie techniczne i rozwój w przyszłości.

Najlepiej zgłosić się do firmy, która wdraża wszystkie popularne systemy ERP – specjaliści przedstawiają kilka dopasowanych narzędzi i polecają rozwiązania najkorzystniejsze względem priorytetów klienta.

Podsumowanie

Licznie dostępne na rynku systemy ERP mają wspólne podstawowe funkcjonalności, ale mogą zapewniać nieco inne możliwości dla poszczególnych obszarów działalności. Warto poznać różne rozwiązania i skorzystać z pomocy specjalistów, którzy pomogą wybrać najlepszy system, a następnie go wdrożą, dbając o jego aktualizację w przypadku pojawienia się nowej wersji oprogramowania.