JDG czy spółka z o.o. dla software house’u? Kiedy warto zmienić formę działalności?

Software house jako jednoosobowa działalność gospodarcza

Prowadzenie firmy w formie jednoosobowej działalności gospodarczej jest powszechne w przypadku osób świadczących usługi dla innych firm w ramach B2B (np. programistów, web developerów). Od JDG często zaczynają również początkujące software house’y, które działają z małym zespołem i nie potrzebują inwestorów ani wspólników. Za wyborem jednoosobowej działalności gospodarczej przemawia możliwość wyboru formy opodatkowania - skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu, przy czym w przypadku branży IT dużą popularnością cieszy się ryczałt.

Uproszczona księgowość - tańsza obsługa księgowa

Przy JDG księgowość software house’u może ograniczać się do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ewidencji przychodów, co jest znacznie prostsze niż prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości. Przejście na pełną księgowość jest wymagane dopiero po osiągnięciu przychodów 2 500 000 euro w poprzednim roku obrotowym. Prowadzenie KPiR lub ewidencji przychodów wiąże się z mniej skomplikowanymi formalnościami i niższymi kosztami księgowości, ponieważ wiele obowiązków można wykonywać samodzielnie.

Jeden właściciel, proste zasady

Za wyborem JDG przemawia również brak złożonej struktury organizacyjnej. Za wszystkie decyzje dotyczące firmy odpowiada właściciel, a wypłata dochodu przedsiębiorstwa odbywa się na prostych zasadach. Przedsiębiorca może wypłacać pieniądze z konta firmowego w dowolnym momencie, nie uzasadniając swoich wydatków - majątek firmy staje się w istocie majątkiem prywatnym. Niemniej brak rozdzielności finansów jest zarówno zaletą, jak i wadą jednoosobowej działalności gospodarczej, ponieważ właściciel odpowiada całym majątkiem prywatnym za zobowiązania firmowe.

Software house jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Software house’y z większym doświadczeniem często funkcjonują jako spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka z o.o. stanowi odrębny byt prawny, reprezentowany przez zgromadzenie wspólników, zarząd, a czasami także radę nadzorczą. Za zobowiązania firmowe zasadniczo odpowiada sama spółka (istnieją jednak wyjątki, np. spółka z o.o. w organizacji), co pozwala na ochronę majątku prywatnego wspólników. Ponadto, co do zasady, wspólnicy spółki z o.o. nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Warto jednak mieć na uwadze, że przy spółce wypłata środków firmowych na konto prywatne wymaga formalnej procedury, np. uchwały o podziale zysku (dywidendy) lub wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę.

Wiarygodność w oczach kontrahentów

Format spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pomaga w skalowaniu działalności, gdy właściciel chce nawiązać współpracę ze wspólnikami, zatrudniać pracowników, tworzyć własne produkty lub poszukuje inwestorów. Spółka z o.o. jest bardziej „wiarygodna” gospodarczo między innymi ze względu na odrębną osobowość prawną oraz wymóg prowadzenia pełnej księgowości i publikowania sprawozdań finansowych. W rezultacie forma prowadzenia działalności może ułatwić pozyskanie kontrahentów oraz budowanie pozycji firmy na rynku IT.

Złożona struktura = większa elastyczność

Prowadzenie software house’u w formie spółki z o.o. zapewnia również większą elastyczność organizacyjną i strukturalną. Firma stanowi oddzielny byt, co oznacza, że wspólnicy mogą przenosić udziały na osoby trzecie, np. w drodze sprzedaży lub darowizny. Zapewnia to płynność funkcjonowania firmy nawet po wycofaniu się lub śmierci wspólników (udziały mogą podlegać dziedziczeniu). Ponadto wspólnicy nie muszą prowadzić firmy osobiście. Mogą powołać zarząd składający się z zewnętrznych specjalistów, co pozwala na delegowanie uprawnień i obowiązków.

Co z podatkami?

Niektóre biura podatkowe specjalizują się w obsłudze księgowej firm z branży IT ze względu na specyficzne rozliczenia. Chodzi tutaj między innymi o rozliczanie narzędzi deweloperskich, licencji, podwykonawców czy ulgi IP Box. Z tym wszystkim mierzą się firmy IT niezależnie od formy prowadzenia działalności. Jednak istnieje zasadnicza różnica w zakresie podatku dochodowego: właściciel JDG rozlicza jedynie podatek od osób fizycznych (PIT), natomiast spółka z o.o. rozlicza podatek od osób prawnych (CIT). Ponadto w spółce może wystąpić dodatkowe opodatkowanie przy wypłacie dywidendy dla wspólników. W związku z tym porównanie zobowiązań podatkowych wymaga dokładnej analizy uwzględniającej:

• obowiązujące stawki podatków PIT i CIT;
• skalę przychodów;
• rodzaj i wielkość kosztów;
• sposób wynagradzania wspólników;
• obowiązek opłacania składek ZUS;
• dostępność preferencji podatkowych (ulgi, wspólne rozliczanie z małżonkiem, obniżone stawki, CIT estoński).

Kiedy warto zmienić formę działalności?

Właściciel software house’u może przekształcić JDG w spółkę z o.o. lub zamknąć działalność i zarejestrować nową już w formie spółki. Taka zmiana może być korzystna w następujących przypadkach:

• firma generuje znaczne przychody i koszty;
• firma potrzebuje złożonej struktury organizacyjnej ze względu na dynamiczny rozwój;
• konieczne jest ograniczenie ryzyka biznesowego (ochrona majątku prywatnego);
• firma zatrudnia wielu pracowników i współpracuje ze specjalistami w ramach B2B;
• firma potrzebuje dodatkowych źródeł finansowania, np. inwestorów, dofinansowań.

Zmiana formy prowadzenia działalności wymaga dokładnej analizy kosztów i potencjalnych korzyści, dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji warto odbyć konsultację księgową.

Kiedy można pozostać przy JDG?

Pozostanie przy JDG może być korzystne dla osób, którym zależy na prowadzeniu firmy w pojedynkę, bez wspólników czy wielu pracowników i podwykonawców. Jednoosobowa działalność gospodarcza może być wystarczająca przy małych zespołach i w sytuacji, gdy firma ponosi niewielkie koszty. Na kontynuowanie działalności w tej formie mogą zdecydować się osoby, które chcą nadal korzystać z uproszczonej księgowości i swobodnie dysponować środkami firmowymi. Jest to zasadne również przy niskim ryzyku biznesowym, gdy firma nie wymaga zaciągania wysokich zobowiązań, a właściciel nie zawiera kontraktów obarczonych bardzo wysokimi karami umownymi.

Poprawność merytoryczną artykułu zweryfikowała Krajowa Kancelaria Rachunkowa.