Jak zwiększyć produktywność w Outlooku? 10 sprawdzonych metod
News

Jak zwiększyć produktywność w Outlooku? 10 sprawdzonych metod

06.03.2023
Outlook wciąż cieszy się ogromną popularnością, zwłaszcza w biurach. Jeśli używasz go jako część Twojego pakietu Microsoft Office, możesz nawet nie zdawać sobie sprawy, jak rozbudowane są jego funkcje. Czy wiesz jak zwiększyć produktywność w Outlooku? Oto 10 sprawdzonych metod.

Outlook wciąż cieszy się ogromną popularnością, zwłaszcza w biurach. Jeśli używasz go jako część Twojego pakietu Microsoft Office, możesz nawet nie zdawać sobie sprawy, jak rozbudowane są jego funkcje. Czy wiesz jak zwiększyć produktywność w Outlooku? Oto 10 sprawdzonych metod.

#1 Podziel wiadomości na wątki

Jeśli prowadzimy długą wymianę wiadomości e-mail z jednym nadawcą, niezwykle przydatna jest funkcja podziału wiadomości na wątki. Wyobraź sobie, że otrzymujesz skan ważnych dokumentów, albo Outlook 365 wysyła przypomnienie o spotkaniu, od razu trafiają one do właściwego wątku.

#2 Stwórz podfoldery

Kiedy pracujesz nad jakimś projektem, który ma poszczególne fazy, podziel wiadomości i przydziel je do podfolderów zgodnie z terminem ich wykonania. Możesz ustalić reguły np. według nadawcy, tak żeby maile automatycznie trafiały do właściwej kategorii.

#3 Wyłącz powiadomienia

Nawet jeśli e-mail jest ważny, lepiej jest sprawdzać wiadomości wyłącznie o określonej godzinie, zamiast za każdym razem kiedy usłyszysz sygnał powiadomienia. A co kiedy na przykład Outlook wyśle Ci przypomnienie o spotkaniu? Sprawdzaj maile w przerwie od pracy, a na pewno nie zapomnisz o zaplanowanych czynnościach.

#4 Przypomnienia dla wiadomości

Przy ogromnej ilości wiadomości, które otrzymujemy i wysyłamy każdego nie, nie będzie nam łatwo pamiętać o odpowiedzi na e-maila sprzed tygodnia. Dlatego też warto skorzystać z funkcji przypomnienia w Outlook – w dniu zaplanowanej aktywności dla danej wiadomości zobaczysz przypomnienie.

#5 Zamieniaj wiadomości na zadania

Każdego otrzymanego maila można zamienić na zadania do wykonania. Funkcja zadania jest o tyle lepsza od samego ustawiania przypomnień dla wiadomości, że pozwala nam na dodanie do każdego punktu dodać notatki.

#6 Dodaj strefy czasowe

Pracując z osobami z innych krajów, zwłaszcza z tych położonych w innych strefach czasowych, dodaj strefy czasowe z kalendarza. Będą one wyświetlały się po lewej stronie. Zamiast zastanawiać się, jak cofnąć wysłanego o 3 nad ranem maila z przypomnieniem o spotkaniu, sprawdź strefy czasowe adresata.

#7 Ustaw standardową odpowiedź

Wysyłając wielokrotnie identyczne odpowiedzi na maila, oszczędzisz sporo czasu, kiedy ustawisz standardową odpowiedź. Będzie to szablon, który możesz wykorzystać w bardzo szybki sposób, zamiast tworzyć takiego maila kilka razy w ciągu dnia czy tygodnia.

#8 Zobacz treść wiadomości

Jeśli masz problem z widocznością tekstu wiadomości, wróć do poprzedniej wersji Outlook (problem powodowała niedawno jedna z aktualizacji). Kiedy w Outlook nie widać treści wiadomości, możesz także ustalić, czy problem występuje w przypadku używania iOS, czy Android. Sprawdź również, czy kolor tekstu nie został zmieniony na biały.

#9 Cofnij wysłanego maila

Wysłałeś maila do niewłaściwego odbiorcy? Sytuację da się odwrócić, więc nie martw się tym. Jak cofnąć wysłanego maila Outlook? Odnajdź wiadomość w elementach wysłanych. Znajdź Akcje i kliknij Odwołaj tę wiadomość.

#10 Skróty klawiszowe

Aby pracować jeszcze szybciej, zapamiętaj skróty klawiszowe. Nieważne, czy używasz Outlook po polsku czy angielsku, skróty są uniwersalne i pozwalają dwoma kliknięciami szybko przesłać dalej, czy odpowiedzieć do wszystkich.

Więcej o pakiecie Microsoft 365 znajdziesz na stronie firmy Existo.pl.

 

News Dlaczego warto przygotowywać paczki świąteczne w naszych firmach?

Święta to w naszej tradycji szczególny czas w roku. Celebrujemy je z rodziną i przyjaciółmi, długo się do nich przygotowujemy i pragniemy spędzić ten czas jak najlepiej. Szczególnie mocno przeżywamy Święta Bożego Narodzenia, choć także Wielkanoc to dla nas istotny moment w roku. Warto podkreślić wyjątkowość tego okresu także na naszym gruncie zawodowym. Jest to doskonały czas na wszelkie akcje promocyjne skierowane do naszych stałych oraz nowych klientów. Paczki świąteczne dla klientów to świetna okazja do połączenia nienachalnej reklamy z wyrażeniem wdzięczności wobec lojalnych klientów lub zachęceniem nowych do współpracy. czytaj więcej

News Czujniki przeciwpożarowe, czyli jak zwiększyć bezpieczeństwo w budynku

Bezpieczeństwo osób przebywających w budynku jest priorytetem dla wszystkich zarządców nieruchomości. Odpowiedni sprzęt wykrywający zagrożenie pożarowe to podstawa wyposażenia powierzchni komercyjnych, a także coraz częściej mieszkalnych. Czujniki są w stanie uratować nie tylko ludzkie życie czy zdrowie, ale również mienie informując o zagrożeniu odpowiednio wcześnie co pozwala na podjęcie kroków mających na celu uchronienie od tragedii lub zminimalizowanie jej skutków. Jak zatem wybrać odpowiedni sprzęt? czytaj więcej

Netia Netia: światłowód w domach jednorodzinnych

Netia wprowadza nową ofertę światłowodowego dostępu do internetu do 900 Mb/s i pakietów z TV dla mieszkańców domów jednorodzinnych. Nowe oferty są dostępne również z rabatem smartDOM dla klientów Grupy Cyfrowy Polsat, której Netia jest częścią. czytaj więcej

Netia Netia Światłowód z nielimitowanym Internetem mobilnym za 49,90 zł miesięcznie

Netia poszerzyła ofertę o pakiet reklamowany hasłem: „Nielimitowany Internet wszędzie”. Składa się on z szybkiego, przewodowego dostępu do Internetu (nawet do 900 Mb/s) oraz nielimitowanego Internetu mobilnego LTE w łącznej cenie 49,90 zł miesięcznie. czytaj więcej

Netia Wyniki finansowe Netia S.A. za II kw. 2017 r.

Netia zaprezentowała wyniki finansowe za drugi kwartał 2017 roku. Spółka wypracowała w tym okresie przychody w wysokości 361 mln zł i wygenerowała 97 mln zł Skorygowanego zysku EBITDA (marża 27 proc.). czytaj więcej