Intranet na SharePoincie, WordPressie czy dedykowanym CMS-ie? Analiza kosztów i korzyści dla polskiej firmy

SharePoint, WordPress czy dedykowany CMS?

Wybór między SharePointem, WordPressem a dedykowanym CMS-em lub rozwiązaniem na zamówienie zależy od wielkości, potrzeb i budżetu firmy. Ważne są również priorytety – szybkie wdrożenie czy pełna kontrola nad funkcjami, bezpieczeństwo informacji czy oszczędności? W większości przypadków najlepiej sprawdza się modułowa platforma intranetowa, która zapewnia równowagę pomiędzy możliwościami personalizacji, sprawnym wdrożeniem, kosztami i ochroną danych.

SharePoint

SharePoint to rozbudowane narzędzie Microsoftu, które umożliwia tworzenie firmowego intranetu, bibliotek dokumentów, witryn zespołowych i procesów obiegu informacji.

SharePoint integruje się z pakietem Microsoft 365, co ułatwia współpracę w czasie rzeczywistym, umożliwia dostęp z dowolnego miejsca na świecie i kontrolę wersji plików. Rozwiązanie zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i skalowalność, dzięki czemu sprawdza się w dużych organizacjach. Jego wdrożenie jest stosunkowo szybkie, zwłaszcza jeśli firma już korzysta z ekosystemu Microsoftu.

Wadami SharePointa są dla wielu firm relatywnie skomplikowany, mało intuicyjny interfejs, ograniczona elastyczność w dostosowywaniu: personalizacji i stałe opłaty licencyjne, które rosną wraz z liczbą użytkowników.

WordPress z wtyczkami intranetowymi

Firmowy intranet CMS można również zbudować na WordPressie: otwartym systemie CMS, z wykorzystaniem bezpłatnych i płatnych wtyczek, takich jak np. All-In-One Intranet, BuddyPress, Heroic Knowledge Base czy WP Project Manager.

WordPress z wtyczkami intranetowymi pozwala zbudować zamkniętą platformę tylko dla pracowników, umożliwiającą dostęp do dokumentów, aktualności czy różnego rodzaju formularzy. Atutem rozwiązania jest w zasadzie dowolność w zakresie funkcji i wyglądu interfejsu oraz brak stałych opłat licencyjnych.

W porównaniu z SharePointem czy inną platformą intranet na WordPressie wymaga jednak znacznie więcej pracy po stronie firmy lub wdrożeniowców – od zaprojektowania struktury i konfiguracji wtyczek, aż po integrację z systemami HR i CRM.

Najpoważniejsze ograniczenia i wady WordPressa to:

• brak gotowych, spójnych modułów do obsługi procesów kadrowych;
• bezpieczeństwo mocno zależne m.in. od aktualizacji wtyczek i motywów;
• konieczność samodzielnego zapewnienia wsparcia technicznego i rozwoju systemu.

W efekcie w porównaniu z SharePointem czy inną platformą intranetową projekt zwykle trwa znacznie dłużej, a koszty wdrożenia i utrzymania często są wyższe, szczególnie w miarę rozbudowy funkcjonalności.

Intranet zbudowany na zamówienie

System stworzony od podstaw pod konkretne potrzeby firmy pozwala uzyskać pełną kontrolę nad wyglądem, funkcjami i integracjami intranetu. Może obsługiwać dowolne procesy w dokładnie taki sposób, jakiego wymaga organizacja. Daje swobodę projektowania teraz i rozwoju w przyszłości. Zaletą rozwiązania jest też brak niepotrzebnych funkcji, których firma nie zamierza wykorzystywać, a które mogą komplikować obsługę i generować wydatki.

Ogromną wadą systemów tworzonych na zamówienie jest jednak wysoki koszt wdrożenia i długi czas realizacji projektu. Wiąże się z nimi także konieczność utrzymywania zespołu technicznego lub stałej współpracy z dostawcą oraz większe ryzyko opóźnień i problemów przy rozbudowie. Każda zmiana czy aktualizacja wymaga odpowiedniego zaplanowania i budżetu, a to zwiększa koszty utrzymania systemu.

Modułowa platforma intranetowa web360

SharePoint, WordPress i indywidualny system nie wyczerpują jednak wszystkich możliwości. Wiele firm decyduje się na platformę intranetową, która eliminuje wady i łączy zalety powyższych rozwiązań – umożliwia szybkie wdrożenie z możliwością dostosowania do specyficznych potrzeb firmy. Przykładem jest platforma intranetowa web360 – system dziedzinowy udostępniony w ramach platformy multiportalowej, zaawansowanego zamkniętego systemu CMS od polskiej firmy OPTeam.

Taką platformę internetową tworzą gotowe moduły (od archiwum dokumentów, przez strefę komunikacji i bazy pracowników, po obsługę wniosków czy szkolenia), które można rozbudowywać i dostosowywać przy minimum programowania. Rozwiązanie umożliwia integrację z innymi systemami HR i CRM oraz całym obiegiem dokumentów – staje się centralnym punktem dostępu do wszystkich narzędzi. Łączy wysoki poziom bezpieczeństwa, stałe wsparcie techniczne i łatwą skalowalność w miarę rozwoju organizacji. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i wsparciu we wdrożeniu pracownicy szybko zaczynają korzystać z nowych funkcji, co przekłada się na oszczędności i większą efektywność.

Platforma intranetowa sprawdza się w wielu firmach i instytucjach czy na uczelniach – można ją dostosować do potrzeb bez konieczności budowy systemu od zera. Często okazuje się złotym środkiem między dostępnymi lub indywidualnym rozwiązaniem i najszybciej przynosi zwrot z inwestycji.