Chcesz zrobić wiosenne porządki w dokumentacji swojej firmy? Zdalna asystentka zrobi to za Ciebie
News

Chcesz zrobić wiosenne porządki w dokumentacji swojej firmy? Zdalna asystentka zrobi to za Ciebie

16.02.2023
Wiosna to dla wielu z nas czas porządków – nie tylko w domach, ale też w firmach i biurach. Zabieramy się za porządkowanie dokumentów, które obecnie coraz częściej oznacza przeklejanie plików do odpowiednich folderów na pulpicie, a nie na wkładaniu ich do segregatora. Jeżeli z czasem nie możesz już niczego znaleźć na swoim komputerze, możesz skorzystać z pomocy wirtualnej asystentki.

Wirtualna asystentka – kto to?

Wirtualny asystent to osoba, która zdalnie świadczy usługi wsparcia dla firmy. Najczęściej wykonuje on dla przedsiębiorców zadania administracyjne, ale może również pomagać w innych zadaniach wymaganych przez klienta.

Wirtualni asystenci są szczególnie poszukiwani przez przedsiębiorców i firmy internetowe, które potrzebują pomocy w codziennych zadaniach, ale nie chcą ponosić kosztów związanych z zatrudnieniem pracownika na stałe. Zdalny asystent może zostać zatrudniony do konkretnego zadania, ale może też pomagać firmie przez kilka dni każdego miesiąca. Do typowych usług oferowanych przez zdalnych asystentów należy:

  • porządkowanie skrzynki mailowej
  • wystawianie faktur i monitorowanie płatności
  • prowadzenie kalendarza
  • prowadzenie social media
  • robienie researchu, analizowanie dokumentacji i tworzenie prezentacji
  • porządkowanie dokumentacji (wirtualne)

Wirtualna asystentka może wykonywać swoje obowiązki w pełni na odległość dzięki współczesnym osiągnięciom technologicznym: klient może się z nią kontaktować mailowo albo poprzez Skype'a, dać jej dostęp do firmowego dysku i maila, przesyłać wszystkie potrzebne dokumenty drogą elektroniczną itp.

Jak personalna asystentka może nam pomóc w porządkowaniu dokumentacji?

Coraz więcej firm przenosi całą swoją dokumentację na wirtualne serwery – w ten sposób mają do niej dostęp z każdego miejsca na świecie, łatwiej jest utrzymać w niej porządek, a przy tym oszczędzamy czas. Tak samo jednak jak łatwo jest zrobić bałagan w teczkach i segregatorach, tak samo możemy zrobić bałagan w folderach na komputerze. Kiedy w natłoku obowiązków wklejamy dokumenty gdzie popadnie, byleby mieć miejsce na Pulpicie, z czasem taki nawyk może przysporzyć nam dużo problemów. Jeżeli dodatkowo nie przykładamy uwagi do odpowiedniego nazywania dokumentów i folderów, z czasem znalezienie ważnych umów, faktur czy tabelek z cenami może być prawie niemożliwe.

 

Asystentka administracyjna może uratować nasz Pulpit przed chaosem. Jeżeli wyjaśnimy jej, jakiego podziału oczekujemy, może ona w efektywny sposób odpowiednio posegregować dokumenty, nadać im odpowiednie nazwy, stworzyć foldery i wprowadzić system, który pozwoli nam znaleźć dokumenty również w przyszłości. Wszystko to zrobi na odległość, dzięki czemu nie musimy martwić się o przygotowanie dla niej stanowiska pracy czy odpowiednich narzędzi. Wystarczy umówić się na metodę nadania dostępu do dysku czy naszego komputera i już w kilka dni możemy otrzymać całą naszą dokumentację uporządkowaną w wygodne i odpowiednio nazwane foldery.

 

News Jak słuchać muzyki - zobacz 3 sposoby

Jak wiadomo, muzyka łagodzi obyczaje, pomaga również zrelaksować się oraz umilić wolny czas. Pytanie tylko w jaki sposób jej słuchać, tak aby było to dla nas jak najbardziej wygodne i sprawiało nam jak najwięcej przyjemności. Przedstawiamy trzy proste sposoby. czytaj więcej

News Drukarki etykiet Zebra - dlaczego warto je wybrać?

Drukarki etykiet służą do drukowania etykiet przy wykorzystaniu metody termicznej lub termotransferowej. Najczęściej wykorzystywane są do druku etykiet samoprzylepnych.

Wybór odpowiedniej drukarki etykiet ma ogromne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania marki. Dlatego doskonałym rozwiązaniem będzie skorzystanie z drukarek etykiet Zebra, które charakteryzują się wysoką jakością i trwałością na długie lata. czytaj więcej

News 5 wskazówek, jak stworzyć szybką i zoptymalizowaną stronę internetową

Jeśli chcemy, żeby naszą stronę internetową odwiedzało jak najwięcej użytkowników i żeby łatwo było znaleźć ją w wyszukiwarce, powinniśmy zadbać o to, aby spełniała kryteria wymienione we Wskazówkach dla Webmasterów Google. czytaj więcej

News Narzędzia do projektowania 3D – zautomatyzowana budowa szaf sterowniczych i rozdzielnic

Szafy sterownicze to element automatyki umożliwiający wdrażanie nowoczesnej koncepcji przemysłu 4.0 w wielu branżach, od automatyki budynku po automatyzację innych procesów przemysłowych. Budowa sterowników kontrolujących funkcjonowanie urządzeń coraz częściej wymaga indywidualnego podejścia. Nowe technologie i bezprzewodowa komunikacja pozwoliły na odejście od koncentracji układów sterowania w centralach integrujących wszystkie moduły. Zamiast tego obecnie dużo częściej stawia się na budowę szaf sterowniczych, automatyzujących funkcjonowanie poszczególnych urządzeń lub układów. czytaj więcej

News Smart home, na który stać każdego Polaka

Nowa generacja zabezpieczeń, zintegrowane systemy sterowania urządzeniami domowymi, ekologiczne i ekonomiczne rozwiązania dla całej rodziny - są to tylko niektóre z cech inteligentnego domu. Smart home FIBARO jest przyszłością, którą już dziś możesz wprowadzić w swoje życie. Czym jest i czy każdy może pozwolić sobie na rozwiązania na miarę XXI wieku? czytaj więcej